Постановление Правительства Санкт-Петербурга от 09.07.2014 N 581 "О государственной информационной системе Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга"
ПРАВИТЕЛЬСТВО САНКТ-ПЕТЕРБУРГА
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
от 9 июля 2014 года N 581
О государственной
информационной системе
Санкт-Петербурга
"Единая система электронного
документооборота и
делопроизводства
исполнительных органов
государственной власти
Санкт-Петербурга"
В соответствии с Федеральным законом "Об информации,
информационных технологиях и о защите информации" и Законом Санкт-
Петербурга от 01.07.2009 N 371-70 "О государственных информационных
системах Санкт-Петербурга" Правительство Санкт-Петербурга
п о с т а н о в л я е т:
1. Преобразовать Единую систему электронного документооборота и
делопроизводства, созданную в соответствии с приказом Губернатора
Санкт-Петербурга от 24.03.1999 N 25-п "О мерах по созданию единой
системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации
Санкт-Петербурга", в государственную информационную систему Санкт-
Петербурга "Единая система электронного документооборота и
делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-
Петербурга" (далее - ЕСЭДД).
2. Утвердить Положение о государственной информационной системе
Санкт-Петербурга "Единая система электронного документооборота и
делопроизводства исполнительных органов государственной власти Санкт-
Петербурга".
3. Установить, что:
3.1. Оператором ЕСЭДД является Комитет по информатизации и связи.
3.2. Правомочия обладателя информации, содержащейся в ЕСЭДД,
осуществляет Администрация Губернатора Санкт-Петербурга.
3.3. Эксплуатацию и развитие ЕСЭДД обеспечивает Комитет по
информатизации и связи.
4. Комитету по информатизации и связи ежегодно при подготовке
проекта бюджета Санкт-Петербурга на соответствующий финансовый год
представлять в Комитет финансов Санкт-Петербурга предложения по
включению в бюджет Санкт-Петербурга бюджетных ассигнований Комитету по
информатизации и связи, необходимых для финансирования работ по
эксплуатации и развитию ЕСЭДД.
5. Контроль за выполнением постановления возложить на вице-
губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга Говорунова А.Н.
Временно
исполняющий обязанности
Губернатора Санкт-Петербурга Г.С.Полтавченко
УТВЕРЖДЕНО
постановлением
Правительства Санкт-Петербурга
от 09.07.2014 N 581
Положение
о государственной информационной системе Санкт-Петербурга "Единая
система электронного документооборота и делопроизводства
исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга"
1. Общие положения
1.1. Настоящее Положение определяет цели развития и эксплуатации
государственной информационной системы Санкт-Петербурга "Единая
система электронного документооборота и делопроизводства
исполнительных органов государственной власти Санкт-Петербурга" (далее
- ЕСЭДД), принципы функционирования и структуру ЕСЭДД, порядок доступа
к ней и предоставления информации, содержащейся в ЕСЭДД.
1.2. ЕСЭДД предназначена:
для комплексной автоматизации деятельности исполнительных органов
государственной власти Санкт-Петербурга (далее - ИОГВ),
подведомственных им государственных учреждений Санкт-Петербурга (далее
- учреждения) по организации делопроизводства и документооборота;
для поэтапного перехода ИОГВ и учреждений на электронный
документооборот;
для электронного взаимодействия ИОГВ и учреждений с иными
органами власти, организациями и гражданами.
1.3. Целями развития и эксплуатации ЕСЭДД являются:
повышение эффективности государственного управления в ИОГВ Санкт-
Петербурга;
обеспечение эффективного расходования средств бюджета Санкт-
Петербурга.
1.4. В настоящем Положении используются следующие термины,
определения и сокращения:
Ключ ЭП - уникальная последовательность символов, известная
владельцу ключа ЭП и предназначенная для создания ЭП;
Оператор ЕСЭДД - Комитет по информатизации и связи;
Реестр уполномоченных лиц - Реестр уполномоченных лиц ИОГВ и
учреждений в ЕСЭДД;
Общегородской классификатор должностных лиц - общегородской
классификатор должностных лиц ИОГВ и учреждений;
ЦОД - центр обработки данных ИОГВ, централизованный
вычислительный центр, в котором хранятся базы данных и программное
обеспечение подсистем ЕСЭДД, производится обработка данных и
автоматизированное выполнение функций ЕСЭДД отдельных ИОГВ и
учреждений;
ЭП - электронная подпись.
Остальные термины и определения используются в соответствии с
терминологией, используемой постановлением Правительства Санкт-
Петербурга от 30.12.2013 N 1102 "О работе исполнительных органов
государственной власти Санкт-Петербурга и государственных учреждений
Санкт-Петербурга по переходу на электронный документооборот".
2. Состав и функции ЕСЭДД
2.1. ЕСЭДД представляет собой комплекс подсистем, обеспечивающих
включение документов в базы данных, их обработку, управление
документами и доступ к ним, в том числе посредством взаимодействия
подсистем ЕСЭДД.
2.2. В состав ЕСЭДД входят следующие подсистемы:
подсистема ЕСЭДД ИОГВ;
подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;
подсистема "Система обменов ЕСЭДД";
подсистема "Централизованное хранилище документов ИОГВ";
подсистема ведения Реестра уполномоченных лиц и общегородского
классификатора должностных лиц;
подсистема "Централизованный контроль";
подсистема согласования проектов правовых актов в электронном
виде;
подсистема электронного опубликования правовых актов;
подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя и доступ
к ЕСЭДД с мобильных устройств";
подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ;
подсистема защиты информации и персональных данных,
обрабатываемых в ЕСЭДД.
2.3. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ.
2.3.1. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ - тиражируемая подсистема,
реализующая универсальный комплекс функций электронного
документооборота и делопроизводства в каждом ИОГВ (учреждении).
Подсистема ЕСЭДД ИОГВ включает:
базы данных электронного документооборота конкретного ИОГВ
(учреждения);
типовой комплекс программных средств, настраиваемый для нужд
каждого ИОГВ (учреждения).
Подсистема ЕСЭДД ИОГВ разворачивается (устанавливается) на
комплексе технических компьютерных средств конкретного ИОГВ и
комплексе технических средств ЦОД. Доступ к подсистеме осуществляется
через Единую мультисервисную телекоммуникационную сеть ИОГВ (далее -
ЕМТС).
2.3.2. Подсистема ЕСЭДД ИОГВ реализует:
2.3.2.1. Функции работы с документами:
регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;
создание, редактирование и согласование проектов документов;
регистрацию внутренних документов;
регистрацию обращений граждан;
регистрацию и электронное опубликование правовых и
организационно-распорядительных документов;
подготовку, сканирование, распознавание, согласование, хранение и
уничтожение документов в электронном виде;
маршрутизацию и движение документов в электронном виде;
контроль исполнения документов, поручений;
формирование статистических отчетов по результатам работы ИОГВ,
учреждений;
обмен документами в электронном виде.
2.3.2.2. Сервисные функции:
ведение справочников, классификаторов;
комплексное администрирование ЕСЭДД, в том числе прав доступа;
атрибутный и другие виды поиска;
личный кабинет сотрудника;
оповещение о событиях пользователя;
управление виртуальными папками документов пользователя;
обмен текстовыми сообщениями пользователей.
2.4. Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга.
2.4.1. Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-
Петербурга реализует функции, указанные в пункте 2.3.2 настоящего
Положения для подсистемы ЕСЭДД ИОГВ, а также набор специализированных
функций документооборота и делопроизводства, обусловленных спецификой
деятельности Администрации Губернатора Санкт-Петербурга в соответствии
с Регламентом Правительства Санкт-Петербурга, утвержденным
постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 16.12.2003 N 100, и
Положением об Администрации Губернатора Санкт-Петербурга, утвержденным
постановлением Правительства Санкт-Петербурга от 18.11.2003 N 43.
Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга
включает:
централизованную базу документов Губернатора Санкт-Петербурга и
Правительства Санкт-Петербурга;
специализированные базы данных документооборота структурных
подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;
специализированное программное обеспечение структурных
подразделений Администрации Губернатора Санкт-Петербурга,
обеспечивающее функции:
- централизованного контроля;
- работы с обращениями граждан;
- согласования и регистрации проектов правовых актов Губернатора
Санкт-Петербурга, Правительства Санкт-Петербурга;
- электронного официального опубликования правовых актов;
- учета судебных дел с участием ИОГВ и Губернатора Санкт-
Петербурга.
специализированную информационную подсистему для заседаний членов
Правительства Санкт-Петербурга.
2.4.2. Подсистема ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-
Петербурга разворачивается (устанавливается) на комплексе технических
средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к
подсистеме осуществляется через ЕМТС.
2.5. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД".
2.5.1. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД" реализует функции
обмена электронными документами между ИОГВ (учреждениями) в
соответствии с регламентом обмена электронными документами в
электронном документообороте ИОГВ.
2.5.2. Подсистема "Система обменов ЕСЭДД" разворачивается
(устанавливается) на комплексе технических средств Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к подсистеме
осуществляется через ЕМТС.
2.6. Подсистема "Централизованное хранилище документов ИОГВ".
2.6.1. Подсистема "Централизованное хранилище документов ИОГВ"
является специализированной подсистемой и служит для обеспечения
хранения электронных документов в ЦОД и обеспечивает выполнение
следующих функций:
хранение электронных документов, защиту информации и резервное
копирование;
доступ к хранимым документам подсистем ЕСЭДД ИОГВ, развернутых в
ЦОД, и подсистемы ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;
поиск документов в ЕСЭДД.
2.6.2. Подсистема "Централизованное хранилище документов ИОГВ"
развернута в ЦОД. Доступ к подсистеме осуществляется через ЕМТС.
2.7. Подсистема ведения Реестра уполномоченных лиц и
общегородского классификатора должностных лиц.
2.7.1. Подсистема ведения Реестра уполномоченных лиц и
общегородского классификатора должностных лиц обеспечивает выполнение
функций по учету пользователей ЕСЭДД и учету уполномоченных лиц,
использующих усиленную квалифицированную подпись в электронном
документообороте. Подсистема реализует требования положения о реестре
уполномоченных лиц ИОГВ (учреждений), использующих ЭП в электронном
документообороте и положения о ведении общегородского классификатора
должностных лиц ИОГВ и учреждений.
2.7.2. Подсистема разворачивается в ЦОД. Доступ к ней
осуществляется через ЕМТС.
2.8. Подсистема "Централизованный контроль".
2.8.1. Подсистема "Централизованный контроль" является
специализированной подсистемой, функционирующей в Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга и ИОГВ.
2.8.2. Подсистема "Централизованный контроль" предназначена для
обеспечения контроля исполнения правовых актов, поручений Губернатора
Санкт-Петербурга и Правительства Санкт-Петербурга по всем видам
документов на всех уровнях управления, а также для информационной
поддержки принятия решений в контрольной и аналитической деятельности
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и ИОГВ. Подсистема
выполняет следующие функции:
создание поручения, принятие решения о постановке поручения на
контроль;
назначение куратора по поручению;
регистрация поручения, создание контрольной карточки поручения;
уведомление исполнителей, соисполнителей, контролера и
координатора о сроках, статусе поручений, причинах их невыполнения,
переносе сроков и прочее;
учетные функции: изменение срока исполнения, снятие с контроля,
изменение состава исполнителей, отражение хода исполнения поручений в
базе данных, в том числе фиксация статуса исполнения и причин
невыполнения поручения;
контрольно-аналитические функции:
формирование статистической и оперативной отчетности;
координация исполнения правовых актов (контроль исполнения
правовых актов в целом);
организация работы соисполнителей и совместного взаимодействия
при исполнении поручения и подготовке отчета об исполнении;
подготовка и направление отчета об исполнении контрольных
поручений;
проверка отчета об исполнении поручения. Принятие решения о
переносе срока исполнения, снятии поручения с контроля, отклонении
отчета.
2.8.3. Подсистема "Централизованный контроль" разворачивается
(устанавливается) на комплексе технических средств Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к ней осуществляется
через ЕМТС.
2.9. Подсистема согласования проектов правовых актов в
электронном виде.
2.9.1. Подсистема согласования проектов правовых актов в
электронном виде является специализированной подсистемой и
предназначена для обеспечения согласования и контроля над процессом
согласования проектов правовых актов Губернатора Санкт-Петербурга,
Правительства Санкт-Петербурга и ИОГВ.
2.9.2. Подсистема согласования проектов правовых актов в
электронном виде реализует следующие функции:
создание и регистрацию проекта правового акта;
формирование маршрута согласования;
фиксацию требуемых и фактических сроков согласования;
сбор замечаний к согласуемому проекту правового акта;
юридическую экспертизу проекта правового акта (при
необходимости);
визирование ЭП согласующими сторонами проекта правового акта;
подготовку экземпляра правового акта на бумажном носителе для
подписания;
электронную рассылку правового акта, в том числе для постановки
на контроль.
2.9.3. Подсистема согласования проектов правовых актов в
электронном виде разворачивается (устанавливается) на комплексе
технических средств Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в
ЦОД. Доступ к ней осуществляется через ЕМТС.
2.10. Подсистема электронного опубликования правовых актов.
2.10.1. Подсистема электронного опубликования правовых актов
представляет собой специализированную подсистему, предназначенную для
правовой экспертизы, опубликования правовых актов и организационно-
распорядительных документов на официальном сайте Администрации Санкт-
Петербурга (www.gov.spb.ru) в информационно-телекоммуникационной сети
"Интернет", в соответствии с Законом Санкт-Петербурга от 30.06.2010
N 445-112 "Об обеспечении доступа к информации о деятельности
государственных органов Санкт-Петербурга" и официальных сайтах ИОГВ.
Подсистема электронного опубликования правовых актов реализует
следующие функции:
проведение правовой экспертизы в Юридическом комитете
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;
согласование и (или) подписание юридического заключения ЭП;
регистрацию правовых актов в реестре нормативных правовых актов
Санкт-Петербурга;
контроль стадий прохождения документов;
формирование статистических отчетов по результатам работы
экспертов;
опубликование правовых актов, в том числе официальное.
2.10.2. Подсистема электронного опубликования правовых актов
разворачивается (устанавливается) на комплексе технических средств
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к ней
осуществляется через ЕМТС.
2.11. Подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя и
доступ к ЕСЭДД с мобильных устройств".
2.11.1. Подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя
и доступ к ЕСЭДД с мобильных устройств" представляет собой
тиражируемую подсистему, реализующую сокращенный комплекс функций
электронного документооборота для руководителей разного уровня,
осуществляемых с помощью мобильных устройств.
Подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя и доступ
к ЕСЭДД с мобильных устройств" реализует следующие функции:
просмотр входящих документов, исходящих документов и архива;
формирование резолюции по документу;
принятие решения о постановке документа на контроль, в том числе
с возможностью установления срока исполнения поручения;
согласование (отклонение от согласования) документа;
подписание документа (резолюции) ЭП;
утверждение (отклонение) отчета по документу;
формирование отчета по документу;
поиск документов;
просмотр статистических отчетов по различным вопросам.
2.11.2. Подсистема "Типовое мобильное рабочее место руководителя
и доступ к ЕСЭДД с мобильных устройств" устанавливается на мобильных
устройствах и в ЦОД. Доступ к ней осуществляется через ЕМТС.
2.12. Подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ.
2.12.1. Подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ
представляет собой специализированную подсистему и предназначена для
учета судебных дел и документов, относящихся к судебному
делопроизводству в ИОГВ и в Юридическом комитете Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга. Подсистема учета судебных дел с участием
ИОГВ реализует следующие функции:
учет документов, относящихся к судебному делопроизводству,
доверенностей;
формирование судебных дел;
классификацию судебных дел;
распределение судебных дел в ИОГВ;
формирование статистических справок и отчетов по вопросам
судебного делопроизводства;
формирование графика заседаний, планирование участия в судебных
заседаниях.
2.12.2. Подсистема учета судебных дел с участием ИОГВ
разворачивается (устанавливается) на комплексе технических средств
Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и в ЦОД. Доступ к
подсистеме имеют уполномоченные сотрудники юридических служб ИОГВ и
сотрудники Юридического комитета Администрации Губернатора Санкт-
Петербурга. Доступ к подсистеме осуществляется через ЕМТС.
2.13. Подсистема защиты информации и персональных данных,
обрабатываемых в ЕСЭДД.
2.13.1. Подсистема защиты информации и персональных данных,
обрабатываемых в ЕСЭДД, реализует функции защиты информации от
несанкционированного доступа, антивирусной защиты, криптографической
защиты информации при удаленном доступе и обмене данными в ЕСЭДД между
ИОГВ, учреждениями, а также функции защиты от сбоев, отказов и
аварийных ситуаций.
2.13.2. Подсистема защиты информации и персональных данных,
обрабатываемых в ЕСЭДД, разворачивается (устанавливается) на
компьютерном оборудовании локальных компьютерных сетей ИОГВ,
учреждений, комплексе технических средств Администрации Губернатора
Санкт-Петербурга и в ЦОД. Подсистема защиты информации и персональных
данных, обрабатываемых в ЕСЭДД, использует средства защиты информации
ЕМТС.
2.14. Состав и содержание функций, реализуемых подсистемами
ЕСЭДД, могут быть изменены оператором ЕСЭДД в целях обеспечения
исполнения действующего законодательства, решений рабочей группы по
электронному документообороту, а также учета замечаний и предложений
пользователей ЕСЭДД.
3. Права и обязанности оператора ЕСЭДД, участников электронного
документооборота и пользователей ЕСЭДД
3.1. Оператор ЕСЭДД:
организует сопровождение ЕСЭДД, включающее оказание помощи,
обучение пользователей ЕСЭДД, выполнение работ по обеспечению
бесперебойной работы программного обеспечения ЕСЭДД, и выступает
государственным заказчиком данных услуг;
утверждает регламент сопровождения ЕСЭДД;
организует бесперебойную работу комплекса технических средств ЦОД
и Администрации Губернатора Санкт-Петербурга;
организует бесперебойную работу ЕМТС;
организует ведение Реестра уполномоченных лиц и общегородского
классификатора должностных лиц;
организует развитие ЕСЭДД на основании выводов рабочей группы по
переходу на электронный документооборот, по результатам изучения
замечаний и предложений пользователей ЕСЭДД;
организует администрирование, резервное копирование баз данных
подсистемы ЕСЭДД Администрации Губернатора Санкт-Петербурга и
подсистем ЕСЭДД ИОГВ, размещенных в ЦОД;
обеспечивает соблюдение требований соответствующих нормативных
правовых актов, регламентирующих работу в ЕСЭДД, по защите информации
и персональных данных в ЕСЭДД;
организует работы по защите информации и защите персональных
данных в ЕСЭДД;
назначает администраторов подсистемы ЕСЭДД Администрации
Губернатора Санкт-Петербурга и подсистем ЕСЭДД, размещенных в ЦОД.
3.2. Оператор ЕСЭДД вправе регламентировать организационно-
технические и организационно-технологические особенности эксплуатации
ЕСЭДД, процедуры электронного обмена документами в ЕСЭДД.
3.3. Участники электронного документооборота ИОГВ (учреждений):
обеспечивают администрирование, резервное копирование баз данных
подсистемы ЕСЭДД ИОГВ, размещенных на комплексе технических средств
ИОГВ (учреждений);
обеспечивают соблюдение требований соответствующих нормативных
правовых актов, регламентирующих работу в ЕСЭДД, по защите информации
и персональных данных в ЕСЭДД;
назначают администраторов подсистемы ЕСЭДД ИОГВ, не размещенной в
ЦОД.
3.4. Пользователи ЕСЭДД обязаны соблюдать правила работы с
программным обеспечением ЕСЭДД, изложенным в эксплуатационной
документации на ЕСЭДД.
4. Порядок доступа к ЕСЭДД
4.1. Авторизация пользователя ЕСЭДД осуществляется с
использованием логина и пароля. Каждый пользователь ЕСЭДД работает в
ЕСЭДД с использованием индивидуального логина, пароля и в соответствии
с его полномочиями.
4.2. Пользователь ЕСЭДД не вправе разглашать (сообщать) свой
логин и пароль иным лицам, а также предоставлять доступ к ЕСЭДД со
своего рабочего места посторонним лицам, не являющимся пользователями
ЕСЭДД.
4.3. Администратор подсистемы ЕСЭДД ИОГВ - это ответственное
лицо, назначенное руководителем ИОГВ (учреждения).
4.4. Права доступа к информации, содержащейся в подсистемах
ЕСЭДД, определяет администратор соответствующей подсистемы ЕСЭДД.
4.5. Информация о правах доступа к ЕСЭДД заносится
администратором в базу данных ЕСЭДД.
5. Порядок работы с информацией, содержащейся в ЕСЭДД
5.1. В ЕСЭДД осуществляется обработка в электронном виде
документов, не содержащих:
сведений, составляющих государственную тайну;
служебной информации ограниченного распространения (гриф "Для
служебного пользования").
5.2. Персональные данные обрабатываются в ЕСЭДД с соблюдением
предусмотренных нормативными правовыми актами Российской Федерации
требований по защите персональных данных.
5.3. Сведения о гражданах, ставшие известными пользователю ЕСЭДД
в связи с работой в ЕСЭДД, являются персональными данными, имеют
ограниченный доступ и разглашению не подлежат.
5.4. Предоставление содержащейся в ЕСЭДД информации иным
организациям и лицам осуществляется в соответствии с действующим
законодательством и заключаемыми Правительством Санкт-Петербурга
соглашениями.